Предыстория
В 2018 году в Dodo Brands — а тогда ещё в Додо Пицце — начали появляться глобальные HR-процессы. Мы впервые задумались об их автоматизации и порядке в данных. Стыдно признаться, но тогда мы даже не могли точно сказать, сколько человек работает в управляющей компании.
Автоматизация началась с выбора удобной ATS, поскольку для достижения наших целей нам нужно было нанять за год кратно больше сотрудников, чем мы нанимали раньше. Одновременно мы заложили основу для HR-аналитики — собрали Google-таблицу со списком сотрудников и дашбордом основных показателей:
Численности.
Текучести.
% прохождения испытательного срока.
Показателей обратной связи.
eNPS.
Тогда я был IT-рекрутером, но у меня был богатый опыт работы с сервисом «Google Таблицы», а в компании мы использовали немало классных task- и ticket-трекеров. Всё это позволило нам дёшево закрывать потребности во внешнем софте следующие 3,5 года.
В 2022 году наша импровизированная HR-платформа выглядела так:
гора Google-таблиц, связанных друг с другом;
скрипты внутри таблиц, которые требуют постоянной ручной поддержки из-за изменяющихся к ним требований;
полуручные интеграции с ticket-трекером и 1С.
Считаю тот период важным в жизни компании и рад, что мы прошли его в «Google Таблицах». Их постоянная поддержка отнимала много времени, но зато мы могли много экспериментировать и быстро запускать MVP различных процессов.
Мы поддерживали несколько методов оценки soft- и hard-скиллов. Несколько раз пытались построить систему грейдов и научились проводить финансовое планирование на всю компанию. А главное, в несколько итераций покрыли автоматизацию:
основных HR-метрик;
различных опросов и аналитики результатов;
онбординга;
оффбординга;
трекинга отпусков для сотрудников.
Что же пошло не так? Если коротко, то причиной переезда из «Google Таблиц» стало финансовое планирование, а именно часть с зарплатами сотрудников. Если подробно, то мы поняли, что превышаем лимит ячеек и создаём десятки «промежуточных» файлов. Скрипты в таблицах часто падали с таймаутом, а importrange формулы — лагали.
В итоге мы готовили и сверяли данные для запуска финансового планирования почти месяц. Эта задача отвлекала нескольких людей фуллтайм.
Да и HR-процессы стали более стабильными и сложными. Гибкость таблиц уже была не нужна, а многие запросы команд было попросту невозможно реализовать в них. Появилось ощущение: пора что-то менять.
Стратегия и продажа идеи
В конце 2022 года мы с Дашей Мамлыгиной, HRBP Dodo Engineering, начали разрабатывать стратегию автоматизации, чтобы окончательно продать эту идею компании. Было очевидно, что автоматизация нужна, но взгляды на неё были разные.
Одни считали, что нам нужно купить готовое решение, а другие — что мы должны разработать его самостоятельно. Да и не было понятно, кто должен заниматься решением проблемы — она касалась сразу нескольких функций: HR, финансы, кадры, секьюрити и т.д.
Мы пообщались с более чем 10 компаниями, которые решали или решают похожую проблему. Это было непросто. Часто мы слышали, что всё под NDA: «рассказать не можем, а показать — тем более». В это же время мы протестировали множество разных «интранетов», систем автоматизации бизнеса и т.п.
Важно учесть, что мы — гибкая компания с небольшим количеством формальных, но достаточно нестандартных для рынка процессов. Как мы выяснили, похожие на нас компании либо натягивали процесс на решение, либо покупали по 3-4 готовых решения и занимались сложными интеграциями, чтобы покрыть весь функционал. Были и случаи, когда уже купленное решение переставало закрывать потребности компании и ей приходилось искать что-то новое, повторяя сложную интеграцию с нуля.
Были и компании, которые пошли по пути разработки собственного решения. Мгновенного результата у них не было, зато в итоге они получали именно то, что им нужно: без лишних фич, без необходимости отслеживать изменения в API разных продуктов и т.д.
Параллельно мы изучили косты нашей операционки. Попробовали перевести в рубли время, затрачиваемое на однотипные ответы сотрудникам, обработку сырых данных и подготовку десятков файлов под различные процессы. Добавили туда примерную «цену ошибки» и утечки данных.
В итоге мы разработали 3 плана с посчитанными костами:
Купить 3 готовых решения, интегрировать их, доплатить за доработки в каждом.
Собрать команду и разработать собственное решение.
Ничего не делать. Этот вариант тоже стоит денег, только в виде допускаемых ошибок, костов на регулярную операционку и т.д.
В день перед защитой стратегии мы решили, что нам не хватает визуала. Не имея никаких навыков в дизайне, мы за 5 минут накидали смешной макет главной страницы, на которой расположили кнопки с фичами:
В итоге мы остановились на разработке собственного решения. Оно дороже и требует немало времени на запуск, но у нас сильная внутренняя IT-экспертиза и готовая инфраструктура. Мы заложили бюджет на продакта, двух разработчиков и UX/UI-дизайнера, и взялись за дело.
Начало HR Platform
Во втором квартале 2023 года мы приступили к разработке и дали продукту рабочее название — HR Platform. Попробовали закрыть несколько простых фич с фрилансером, а потом наняли первого разработчика в штат.
Мы хотели сразу начать приносить результат. Для этого мы перенесли наши данные в PostgreSQL базу данных и нашли сервис для удобного редактирования поля в базе через интерфейс и предоставления доступа к данным через API. В общем, все известные прелести реляционной базы быстро прокачали нас.
Получили четкую структуру данных, стали нормально валидировать их и получили возможность работать с данными без ограничений. А Low-code API позволило сразу подключить простые интеграции.
С помощью самописного Google-скрипта мы смогли сразу забирать данные с базы по API и использовать их в уже существующих процессах, построенных в таблицах.
Первые полгода было сложно. Мы искали участников команды и настраивали их работу, дорабатывали концепцию, ошибочно взялись за разработку фич, которые не давали видимого результата... В общем, выжили только на доверии бизнеса к нам и к нашей идее.
Далее взялись за самые сложные и болезненные процессы для сотрудников, лидеров и HR: Salary Review (полугодовой цикл пересмотра зарплат) и Dodo Review (полугодовой цикл оценки перформанса и хард-скиллов). Тут и стало понятно, что идея сразу привлечь дизайнера была хорошей — мы знали особенности этих процессов.
В чём суть? Многие подобные продукты на рынке создают ощущение, что сделаны без участия дизайнера. Оно и понятно — часто на дизайн внутренних процессов вообще забивают. Но мне казалось, что хороший дизайн в такой платформе не менее важен, чем в других.
Дизайнер внутри продукта — это настоящий партнёр продакта, который иногда даже лучше знает, как оно должно работать, и хочет этим знанием поделиться, а не просто выполнить свою задачу. Для него это такой же «его проект», а не очередная работа на фрилансе.
Конечно, процесс разработки такого масштабного решения не мог пройти идеально. С какими проблемами мы столкнулись?
Во-первых, мы недооценили гибкость нашей компании. Работая над HR Platform, мы нашли столько вариантов взаимосвязей «лидер-сотрудник», что их было очень трудно покрыть автоматизацией в короткие сроки.
Во-вторых, мы переоценили готовность наших процессов к автоматизации. Логику оценки нам приходилось постоянно переделывать и допиливать, пока мы автоматизировали её. То, что процессы будут меняться, мы предсказывали, но внешние факторы, влияющие на компанию в этот период, заставляли нас менять процессы еще быстрее.
В-третьих, логика приложения быстро стала сложной. Разрабатывая одновременно несколько переплетенных процессов, которые постоянно меняются, можно легко ошибиться. Мы не могли релизить в прод функционал, баги в котором могут привести к утечке данных, а потому нам потребовался QA.
Я с самого начала был уверен, что QA будет нужен, но не мог продать эту идею — это была дополнительная статья расходов. Чтобы её утвердить, пришлось сначала показать профит от продукта.
В общем, проблем было много, а времени мало. Первые результаты своей работы мы хотели показать уже в ближайшем цикле ЗП, а потому работали в условиях жёстких дедлайнов.
Так или иначе, в сроки мы уложились. Да, где-то фичи пришлось докрутить после запуска, но базовые сценарии мы вовремя закрыли.
По итогам нашей работы мы получили множество позитивных отзывов, идей для будущих доработок и новых фич. Были, конечно, и недовольные, — они просили вернуть Google-таблицы.
Однако мы отлично понимали, что наше решение гораздо лучше таблиц. Это вовсе не значит, что мы собрали инструмент исключительно под себя. Просто автоматизация HR-процессов — это многоступенчатый процесс, где вопреки продуктовому подходу надо сначала решить проблему малой группы пользователей (HR-команды) и освободить им руки, а потом уже большой группы (остальных сотрудников компании).
Как вы помните, начинали мы с импровизированной платформы в «Google Таблицах» с ручным переносом данных в другие сервисы. Самой сложной задачей для неё оказалась такая необходимая вещь как планирование зарплат сотрудников.
Улучшать опыт онлайн-взаимодействия сотрудников с компанией — а тем более выводить его на новый уровень — очень сложно, когда у тебя самого с ним непорядок. Поэтому мы и начали с оптимизации собственных процессов, убив огромное количество нашей операционной работы и создав все условия, чтобы в следующем релизе улучшить наше решение уже для лидеров и сотрудников.
На сегодняшний день в People Platform есть:
актуальная информация о сотрудниках: история их ролей и грейдов, зарплаты и зарплатные вилки;
автоматизированный цикл оценки перформанса, хард-скиллов и соответствия грейда как для сотрудника, так и для его лидера, и для HR-команды;
автоматизированный цикл пересмотра зарплат с рекомендательной системой по каждому сотруднику, а также с возможностью управлять лимитом (%) на рост ФОТ для C&B и системой каскадного согласования заявок на изменение ФОТ;
персональная страница сотрудника со всей необходимой о нём информацией;
страница для лидера с данными его сотрудников и возможностью запустить HR-процессы по ним;
инструмент управления бэклогом вакансий для их менеджмента, отслеживания их костов и положения в структуре компании;
простенькая система ачивок;
админка для настройки большей части указанных выше процессов.
Подробнее о том, как наша HR Platform устроена, о стеке и менеджменте процесса её создания я расскажу уже в следующей части статьи. Ну и про наши планы по её развитию не забуду.
Спасибо, что дочитали статью! Ставьте лайки, если материал показался вам интересным, делитесь им с друзьями и подписывайтесь на наши Telegram-каналы: на Додо Бизнес, чтобы быть в курсе последних новостей нашего бизнеса, и на Dodo Engineering, чтобы узнавать больше о жизни нашей IT-команды.
